optimiser la gestion de vos boîtes aux lettres

Vous possédez plusieurs boîtes aux lettres, voici quelques conseils pour optimiser ces différentes boîtes aux lettres.

Les sujets abordés dans cette page :

• trier automatiquement le courrier reçu
• gérer les éléments supprimés
• utiliser le message d'absence
• insérer une signature automatique

trier automatiquement votre courrier

Votre boîte est submergée par des messages provenant d'horizons divers. Il est nécessaire d'organiser le contenu de votre messagerie pour vous y retrouver et gagner en efficacité lors du traitement de vos messages.

1 Pour cela, créez tout d'abord des sous-dossiers au sein de votre boîte de réception :

créer des dossiers personnels avec Windows Mail
créer des dossiers personnels avec Outlook express 6
créer des dossiers personnels avec Mail Mac OS X
créer des dossiers personnels avec Thunderbird

2 Vous pouvez maintenant créer des règles de réception

Ces règles vous permettent de définir, par exemple, qu'un message provenant d'une personne doit être automatiquement placé dans un dossier particulier.

N'oubliez pas de consulter régulièrement les différents dossiers ainsi créés : s'ils contiennent des messages non lus, leurs intitulés apparaîtront en gras.

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gérer les éléments supprimés

Par défaut, les messages que vous avez supprimés sont stockés dans le dossier Eléments supprimés. Ceux-ci y restent et, donc, encombrent votre boîte aux lettres.

a Pensez alors à vider ce dossier régulièrement :

• Effectuez un clic droit sur le dossier
• Sélectionnez Vider le dossier Eléments supprimés.

b Vous pouvez automatiser cette action :

• Sélectionnez la commande Options dans le menu Outils,
• Cliquez sur l'onglet Maintenance,
• Cochez la case Vider les messages du dossier Eléments supprimés en quittant,
• Cliquez sur OK pour valider.

En plus de la mise en place de règles, nous vous conseillons vivement de mettre en oeuvre
nos conseils pour éviter d'être spammé.

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utiliser le message d'absence

Si vous projetez une longue absence et que si vous souhaitez retourner systématiquement un message type en réponse aux messages reçus, vous avez la possibilité d'activer le répondeur automatique associé à votre logiciel de messagerie.

a Activer le répondeur automatique à partir d'Outlook Express 6 :

• Rédigez votre message d'absence dans un nouveau message
• Indiquez dans l'objet qu'il s'agit d'un message automatique
• Sauvegardez ce message
• Sélectionnez la fonction Gestionnaire d'absence du bureau dans le menu Outils ou Règles de messages
• Cliquez sur Courrier dans le sous menu
• Choisissez Nouveau pour créer votre nouvelle règle de message

La fenêtre suivante apparaît  :

• Dans Sélectionnez les conditions pour votre règle, cochez la case Pour tous les messages
• Dans Sélectionnez les actions pour votre règle, cochez la case Répondre en utilisant message
• Dans la zone Description de la règle, cliquez ce lien message et allez rechercher le message que vous avez préalablement crée et sauvegardé
• Dans Nom de la règle, nommez cette règle (exemple : répondeur) puis cliquez sur OK
• Depuis le menu Outils, activez cette règle en cochant la case répondeur dans les règles de messages

Votre répondeur automatique est à présent activé. Si vous souhaitez le désactiver :

• Allez dans le menu Outils
• Décochez la case répondeur

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insérer une signature

a Si vous utilisez la messagerie Orange :

• Rendez-vous dans le menu mes préférences et saisissez votre signature.

Cette signature s'appliquera uniquement à tous vos messages envoyés depuis votre messagerie.

b Si vous utilisez un logiciel de messagerie, il vous faudra paramétrer ce logiciel :